På spaning under den tid som flytt…

Det är overkligt hur snabbt tiden har gått och hur mycket som förändrats under denna vår. Hur klarar vi att hänga med i alla förändringar. Hur hanterar vi en vardag som inte alls är som förr? Hur planerar vi vårt arbete när så mycket av det vi tidigare visste och kunde präglas av ovisshet? Vad ser vi för förändringar? Vad tror vi kommer att hända framöver? Det finns verkligen mycket att reflektera över.

Vi har summerat några av de spaningar, funderingar och frågeställningar vi fångat upp under våren i olika samtal med kunder, kollegor, vänner och bekanta. Kanske känner du igen dig? Kanske väcker det nya tankar? Hur som helst, hoppas vi att du får med dig något som du har glädje av framåt.

Internkommunikationens reality-check

En sak är säker. Krisen har tydliggjort hur affärskritisk internkommunikationen är för verksamheten. För många har behovet att nå ut till alla blottlagt hur bristfälligt existerande interna kanaler faktiskt fungerar. De finns kanske, men få använder kanalerna och ännu färre har faktisk tillgång till dem.  

Vad betyder det att inte kunna nå ut direkt till alla medarbetare? Vad händer när det blir tydligt att etablerade interna kommunikationskanaler inte är till för alla? Finns det redan ett ”vi och dom” i företagskulturen, eller riskerar man att skapa kommunikativa A- och ett B-lag när inte alla kan nås direkt och snabbt?

Kaskaderingen är för långsam

Länge har vi förlitat oss på att kaskadera information. Top-down. Från chef till chef. Från chef till medarbetare. Globalt till lokalt. När Corona-pandemin slog till förändrades allt och det blev extremt viktigt att snabbare nå ut med samma tydliga budskap direkt till varje medarbetare. Då blev det uppenbart att något annat än kaskadering krävdes.

Intranätet har inte räckt till

Vi har ju intranätet, eller? Intranätet blev för många den enda tillgängliga kommunikationsvägen för att nå en hel organisation. Att intranätet inte levde upp till de behov som fanns blev dock för många väldigt tydligt, väldigt snabbt.

Bristerna i existerande plattformar och kommunikationslösningar har skapat intensiva diskussioner och det har varit fullt upp på många internkommunikationsavdelningar när nya och snabba lösningar behövts sättas upp omgående. För många känns intranätet gammalt, trögt och begränsande och man har istället snabbutvecklat appar, kört poddar & webcasts och andra lösningar för att ”skjuta ut” aktuell information i hela organisationen.  

Krisen har generellt accelererat den digitala transformationen i företagen och visat att förändringsarbete inte behöver gå långsamt. Kreativitet och snabbhet kring nya lösningar har uppstått när det krävts och det finns plötsligt acceptans för att allt inte behöver vara perfekt för att fungera - att testa sig fram duger när nya lösningar behöver sättas upp omgående. Plötsligt har organisationer implementerat digitaliseringslösningar och digitala arbetssätt på några veckor, en implementering som enligt originalplanen skulle ta flera år.  

Internkommunikationens komplexitet i kris

Kommunikationen har varit direkt, faktaspäckad och fokuserad medan man samtidigt försökt skapa intern trygghet och stolthet. Utmaningar har handlat om att hålla ihop budskapet, att säga att man inte kan ge klara svar, att man inte vet än och att hantera kommunikationen i stora globala organisationer med länder som har olika situationer, regelverk och språk.

Internkommunikation har alltid tidigare levt i skuggan av den synliga och komplexa externkommunikationen. Framöver lär frågor om prioritering och nya resurser för effektiv internkommunikation komma upp på bordet i affärsplanering.

Hjältarna i frontlinjen har blivit synliga

Det är inte de som jobbar längst ut och längst fram i organisationen som tidigare prioriterats i internkommunikationen, apropå A- och B-lag. Men det är just dessa medarbetare som företagen nu tydligt ser att de inte klarar sig utan och som fått ökad status och synlighet när man kommunicerar om initiativ ”vid frontlinjen” via t. ex sociala medier. Medarbetarna i frontlinjen har gått till jobbet, stått starka, professionella och lojala. De har verkligen visat sitt värde.

Fler branscher upplever vad sjukvården sagt sedan länge – att de jobb som har lägst status är de som bär både samhälle och företag. Men vad händer framåt? Går allt tillbaka till gamla hierarkier och beteenden? Om krisen leder till faktisk förändring är svårt att säga, men det finns en otrolig potential i att utveckla organisationsstrukturer och internkommunikation vidare för att involvera alla och ta vara på den kraft som finns i var och en - oavsett roll.

Kulturförändring i det digitala mötesrummet

Avslutningsvis, vad händer när vi möts digitalt istället för på kontoren i fysiska mötesrum? Många känner väldigt påtagligt att de digitala mötena skapat en öppenhet och en slags jämlikhet i kommunikationen när inte inarbetad status, titel och sociala relationer påverkar lika mycket. Digitala möten skapar närhet till människan bakom bilden av kollegan, ger större fokus på individens kompetens än vilka som är kontakter och kompisar samt gör att samtalen blir rikare och samtidigt mer fokuserade.

Kanske kan krisen ge möjligheter för företag att bryta upp invanda mönster och maktstrukturer, öka jämställdheten och skapa ett öppnare internt kommunikationsklimat?  Via lösningar som Teams, appar eller Zoom kan många företagsledare och chefer nu nå alla medarbetare på lika villkor och ge tillgång till information och möjlighet till direkt dialog över gränser, roller och titlar. Möjligen är det dags att på allvar frigöra den potential som finns när alla medarbetare är involverade, engagerade och uppdaterade så att de med kraft kan verka tillsammans för att uppnå verksamhetens mål.

Transform business by Involving all the people

‍